Trang chủ Hướng dẫn người yêu cầu công chứng sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 đối với thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng tại Phòng Công chứng số 4 thành phố Hồ Chí Minh.
I. Mô tả dịch vụ
Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 đối với thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng tại Phòng Công chứng số 4 thành phố Hồ Chí Minh cho phép người có yêu cầu về thủ tục hành chính điền và gửi trực tuyến hồ sơ yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng đến Phòng Công chứng số 4. Quá trình xử lý hồ sơ sẽ được xử lý trên môi trường mạng. Việc thanh toán phí và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại Phòng Công chứng số 4.
II. Phạm vi
Phòng Công chứng số 4 thành phố Hồ Chí Minh cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 đối với thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng cho các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên Phòng Công chứng số 4, thành phố Hồ Chí Minh chứng nhận.
III. Quy trình nộp hồ sơ
Để sử dụng dịch vụ công trực tuyến đối với dịch vụ cấp bản sao văn bản công chứng tại Phòng Công chứng số 4 thành phố Hồ Chí Minh, người yêu cầu công chứng thực hiện các thao tác sau:
Bước 1: Người yêu cầu công chứng truy cập vào trang thông tin điện tử của Phòng Công chứng số 4 thành phố Hồ Chí Minh tại địa chỉ http://phongcongchung4tphcm.vn
Bước 2: Chọn mục “NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN”
Bước 3: Đăng ký thông tin với hệ thống (Bao gồm: Họ tên, Điện thoại, Email, Địa chỉ, Nội dung), tải và điền thông tin vào Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng. Trước khi nộp hồ sơ yêu cầu cấp bản sao công chứng, người yêu cầu công chứng cần lưu ý một số nội dung sau:
1. Tìm hiểu kỹ thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng trên trang thông tin điện tử của Phòng Công chứng số 4 tại địa chỉ http://phongcongchung4tphcm.vn/51-thu-tuc-cap-ban-sao-van-ban-cong-chung/
2. Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu của thủ tục;
3. Tải biểu mẫu “Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng” tại đây và điền thông tin vào Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng;
4. Tại mục “Nội dung” nhập thông tin yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng. Thông tin yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng phải có nội dung sau: “Yêu cầu cấp XX bản sao văn bản công chứng số YY do công chứng viên Phòng Công chứng số 4 chứng nhận ngày ZZ”. Trong đó:
a. XX là số lượng bản sao cần cấp.
b. YY là số công chứng của văn bản công chứng (Được ghi ở phần lời chứng của công chứng viên).
c. ZZ là ngày tháng năm chứng nhận văn bản.
Ví dụ: “Yêu cầu cấp 02 bản sao văn bản công chứng số 0007261 do công chứng viên Phòng Công chứng số 4 chứng nhận ngày 07/7/2017”.
5. Quét (scan), chụp các giấy tờ tài liệu theo yêu cầu của thủ tục: Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng. Cụ thể như sau:
* Trường hợp là cá nhân:
- Chứng minh nhân dân/căn cước công dân/giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu.
- Văn bản ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ yêu cầu bản sao văn bản công chứng): Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật.
* Trường hợp là tổ chức:
- Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập hoặc đăng ký hoạt động;
- Chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/hộ chiếu của người đại diện pháp nhân/tổ chức;
- Văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật cho người khác kèm theo giấy tờ tùy thân của người trực tiếp yêu cầu cung cấp bản sao văn bản công chứng.
Lưu ý: Chất lượng của file quét phải đảm bảo để Bộ phận tiếp nhận và thụ lý hồ sơ có thể đọc được.
Bước 4: Đính kèm file “Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng” (đã được điền đầy đủ thông tin) cùng với các file bản quét đối với những giấy tờ, tài liệu đi kèm của hồ sơ và nhấn nút “Gửi” để gửi hồ sơ điện tử. Hồ sơ sẽ được chuyển về bộ phận tiếp nhận hồ sơ và bộ phận này sẽ kiểm tra, xử lý và giải quyết hồ sơ.
Bước 5: Nhận mã số đăng ký và kết thúc thủ tục. Người yêu cầu công chứng cần ghi lại mã số để nhận kết quả.
IV . Quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ
1. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng tại hộp thư điện tử của Phòng Công chứng số 4. Trước khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành kiểm tra, xác thực hồ sơ. Nếu thông tin không hợp lệ, không xác thực thì sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ qua đăng ký trực tuyến (Qua điện thoại hoặc hộp thư điện tử của người yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng). Trường hợp, hồ sơ hợp lệ và đầy đủ điều kiện giải quyết, người yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng sẽ nhận được thông báo về thời gian giải quyết hồ sơ qua đăng ký trực tuyến và mã số đăng ký.
2. Theo dõi quá trình thụ lý hồ sơ: Trong quá trình thụ lý hồ sơ, khi có vấn đề phát sinh, nếu thấy cần phải thông báo đến người có yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo đến số điện thoại liên lạc hoặc hộp thư điện tử của người yêu cầu.
3. Sau khi xử lý hồ sơ trực tuyến, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ chuyển kết quả cho bộ phận trả kết quả (Bộ phận thu phí) của Phòng Công chứng số 4 để trả kết quả cho người yêu cầu công chứng. Việc giao nhận phải thông qua sổ giao nhận. Trước khi trả kết quả, bộ phận tiếp nhận hồ sơ (Công chứng viên) sẽ yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính các giấy tờ, tài liệu theo yêu cầu của thủ tục để kiểm tra, đối chiếu.
V. Quy trình nhận kết quả
Ngay trong ngày làm việc, kể từ thời điểm hồ sơ yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng được tiếp nhận thành công (Người yêu cầu nhận được thông báo về việc đã tiếp nhận hồ sơ và mã số đăng ký), người yêu cầu đến Phòng Công chứng số 4 nộp phí cấp bản sao văn bản công chứng và nhận kết quả. Khi đến Phòng Công chứng, người yêu cầu cần mang bản chính các giấy tờ sau:
* Trường hợp là cá nhân:
- Chứng minh nhân dân/căn cước công dân/giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu.
- Văn bản ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền nhận bản sao văn bản công chứng): Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật.
* Trường hợp là tổ chức:
- Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập hoặc đăng ký hoạt động;
- Chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/hộ chiếu của người đại diện pháp nhân/tổ chức;
- Văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật cho người khác kèm theo giấy tờ tùy thân của người trực tiếp yêu cầu cung cấp bản sao văn bản công chứng.
* Hỗ trợ kỹ thuật: ‘ Tổng đài: 028.38117593 – Số nội bộ: 306
* Email: phongcongchungso4hcm@gmail.com
