Hướng dẫn thủ tục

Hướng dẫn người yêu cầu công chứng sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 đối với các thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết của tổ chức hành nghề công chứng tại Phòng Công chứng số 4, thành phố Hồ Chí Minh.

I. Mô tả dịch vụ

Phòng Công chứng số 4, thành phố Hồ Chí Minh cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 đối với các thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch thuộc phạm vi giải quyết của tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 cho phép người có yêu cầu về thủ tục hành chính tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp đến Phòng Công chứng số 4, thành phố Hồ Chí Minh.

II. Phạm vi

Phòng Công chứng số 4 thành phố Hồ Chí Minh cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 đối với các thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch thuộc phạm vi giải quyết của tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh, trừ thủ tục công chứng văn bản khai nhận di sản, thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, thủ tục công chứng di chúc, thủ tục công chứng bản dịch, thủ tục chứng thực chữ ký và thủ tục chứng thực bản sao.

III. Quy trình nộp hồ sơ

Để sử dụng dịch vụ công trực tuyến, người yêu cầu công chứng thực hiện các thao tác sau:   

Bước 1: Người yêu cầu công chứng truy cập vào trang thông tin điện tử của Phòng Công chứng số 4 thành phố Hồ Chí Minh tại địa chỉ http://phongcongchung4tphcm.vn

Bước 2: Chọn mục “NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN” hoặc “DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN MỨC ĐỘ 2”

Bước 3: Đăng ký thông tin với hệ thống (Các thông tin bắt buộc phải đăng ký bao gồm: Họ tên, Điện thoại, Email, Nội dung yêu cầu công chứng[1]), tải và điền thông tin vào Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch. Trước khi nộp hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến, người yêu cầu công chứng cần lưu ý một số nội dung sau:

1.Tìm hiểu kỹ thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch trên trang thông tin điện tử của Phòng Công chứng số 4 tại địa chỉ http://phongcongchung4tphcm.vn/chuyen-muc/thu-tuc/thu-tuc-cong-chung-hop-donggiao-dich/

2. Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu của thủ tục;

3.Tải biểu mẫu “Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch ” tại đây và điền thông tin vào Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch;

4. Tại mục “Nội dung” trong mục ““NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN” nhập thông tin yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch. Trường hợp nộp hồ sơ qua cổng “DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN MỨC ĐỘ 2” thì gửi thông tin yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch. Thông tin yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch phải có nội dung sau: “Yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch X vào ngày Y”. Trong đó:

a. X là tên hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng.

b. Y là ngày yêu cầu công chứng.

Ví dụ: “Yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất vào ngày 01/11/2018”.

5. Quét (scan), chụp các giấy tờ tài liệu theo yêu cầu của thủ tục.

* Lưu ý: Chất lượng của file quét phải đảm bảo để Bộ phận tiếp nhận và thụ lý hồ sơ có thể đọc được.

Bước 4: Đính kèm file “Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch ” (đã được điền đầy đủ thông tin), dự thảo hợp đồng (giao dịch) cùng với các file bản quét đối với những giấy tờ, tài liệu đi kèm của hồ sơ và nhấn nút “Gửi” để gửi hồ sơ điện tử. Hồ sơ sẽ được chuyển về bộ phận tiếp nhận hồ sơ và bộ phận này sẽ chuyển cho Công chứng viên kiểm tra, xử lý và giải quyết hồ sơ.

Bước 5: Nhận mã số đăng ký và kết thúc thủ tục. Người yêu cầu công chứng cần ghi lại mã số để nhận kết quả tiếp nhận, xử lý hồ sơ.

IV. Quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ

1. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng tại hộp thư điện tử của Phòng Công chứng số 4 hoặc tại phần mềm quản lý “Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2”. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận tiếp nhận hồ sơ gửi mã số đăng ký cho người yêu cầu công chứng và chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng.

– Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì Công chứng viên thụ lý, ghi vào sổ công chứng và gửi thông báo cho người yêu cầu công chứng hợp đồng về thời gian giải quyết hồ sơ qua đăng ký trực tuyến (Qua điện thoại hoặc hộp thư điện tử của người yêu cầu công chứng).

– Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn, yêu cầu bổ sung và gửi cho người yêu cầu công chứng qua đăng ký trực tuyến (Qua điện thoại hoặc hộp thư điện tử của người yêu cầu công chứng).

– Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ qua đăng ký trực tuyến (Qua điện thoại hoặc hộp thư điện tử của người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch). Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối. Văn bản từ chối được gửi qua đường bưu điện hoặc hộp thư điện tử của người yêu cầu công chứng.

2. Theo dõi quá trình thụ lý hồ sơ: Trong quá trình thụ lý hồ sơ, khi có vấn đề phát sinh, nếu thấy cần phải thông báo đến người có yêu cầu công chứng, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo đến số điện thoại liên lạc hoặc hộp thư điện tử của người yêu cầu công chứng.

V. Quy trình nhận kết quả

Người yêu cầu công chứng đến trụ sở Phòng Công chứng số 4, thành phố Hồ Chí Minh để thực hiện các bước tiếp theo của trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật và nhận kết quả giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng.

Khi đến Phòng Công chứng số 4, thành phố Hồ Chí Minh, người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ với thành phần hồ sơ theo yêu cầu của thủ tục.

* Hỗ trợ kỹ thuật:

* Hướng dẫn thủ tục công chứng, chứng thực qua điện thoại:

* Hướng dẫn thủ tục công chứng, chứng thực qua email:

* Hướng dẫn thủ tục đăng ký chữ ký mẫu qua điện thoại:

[1] Tại mục “Nộp hồ sơ trực tuyến”