THÔNG BÁO VỀ CÁCH THỨC VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN CHỨNG THỰC BẢN SAO ĐIỆN TỬ TỪ BẢN CHÍNH TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 4 TPHCM

          SỞ TƯ PHÁP                      CỘNG HÒA XÃ HỘI  CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

  THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH                  Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 4

                                        Thành phố Hồ Chí Minh,  ngày 27 tháng 02 năm 2026

THÔNG BÁO

Về cách thức và quy trình thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại Phòng Công chứng số 4, Thành phố Hồ Chí Minh

i CÁCH THỨC THỰC HIỆN:

1 Nộp trực tuyến:

Người yêu cầu chứng thực điền thông tin người nộp theo Biểu mẫu BM 04,  đính kèm file scan dạng .pdf của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính và nộp qua hộp thư điện tử của Phòng Công chứng số 4, Thành phố Hồ Chí Minh: congchungdientuhcm@gmail.com

2  Nộp trực tiếp:

Người yêu cầu chứng thực nộp trực tiếp tại trụ sở Phòng Công chứng số 4, Thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ: 25/5 đường Hoàng Việt, phường Tân Sơn Nhất, Thành phố Hồ Chí Minh.

3 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục:

Việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được triển khai trong Phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng thuộc Cơ sở dữ liệu công chứng Thành phố Hồ Chí Minh, được chia sẻ với Cơ sở dữ liệu dùng chung của Thành phố.

Kích thước tối đa của tệp tin mà Phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng thuộc Cơ sở dữ liệu công chứng Thành phố Hồ Chí Minh cho phép tải lên/đính kèm để thực hiện việc chứng thực bản sao điện tử là 10 MB tương đương 25 trang A4. Do đó, Phòng Công chứng số 4, Thành phố Hồ Chí Minh chỉ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đối với các giấy tờ, văn bản có không quá 25 trang A4.

ii QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Xem quy trình tại đây

III. THÔNG TIN CẦN LƯU Ý

3. Kết quả giải quyết hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao điện tử sẽ được Phòng Công chứng số 4, Thành phố Hồ Chí Minh gửi từ hộp thư điện tử (email) congchungdientu.yts@gmail.com của Phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng.
4. Người yêu cầu chứng thực lưu ý lưu trữ mã tra cứu và link tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ được gửi từ email: congchungdientu.yts@gmail.com để nhận bản sao chứng thực điện tử.
5. Trường hợp sau khi nộp phí chứng thực, người yêu cầu chứng thực không nhận được kết quả giải quyết hồ sơ chứng thực bản sao điện tử qua email hoặc có bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến kết quả thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử thì đề nghị người yêu cầu chứng thực phản hồi lại cho Phòng công chứng số 4 qua email: congchungdientuhcm@gmail.com (Email tiếp nhận hồ sơ chứng thực bản sao điện tử của Phòng Công chứng số 4). Vui lòng không phản hồi qua email: congchungdientu.yts@gmail.com , lý do: Phòng Công chứng số 4 không có thẩm quyền truy cập email: congchungdientu.yts@gmail.com.
6. Việc ký số, kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử: Người yêu cầu chứng thực có thể kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử đã được ký số tại website chính thức của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia – Bộ Khoa học và Công nghệ (https://neac.gov.vn)./.